北京界上傳媒集團應用協同辦公OA系統已很多年的時間，目前系統在公司已經成為大家不可缺少的工作伙伴和工具，回想整個系統建設以及維護、升級的過程中，也有一些體會和經驗，希望對企業信息化建設有所啟發和幫助。

 

　　我們最大的體會是：正確的“信息化”理念是信息化建設成功的決定性因素。

 

　　俗話說，“最簡單的就是最難的”，什么叫“信息化”，盡管我們沒有必要強求一個完全正確、嚴謹的定義，但在實踐中，每個人對信息化的理解確實千差萬別，種種不解、誤解和錯覺成為影響信息化推動的最大桎梏。所以，正確界定“信息化”的正確涵義并不是可有可無的事，我們甚至認為這一點是最為重要的，可能大多數推行信息化的人員都會有此同感，特別是當你面對千奇百怪、莫名其妙的問題時更會有這種感覺。信息化固然涉及到很多計算機知識、管理知識、業務知識等，但如果缺乏信息化的理念，這些知識就如同散兵游勇，無法形成統一的戰斗力，毫無意義。正確的信息化理念是什么，盡管理念的東西很難用文字完整地表達出來，但大致可以從以下幾方面理解和體會：

 

　　1 、信息化是一個獨立和完整的概念

 

　　目前，理論界對信息化的定義還沒有一個明確的完整概念，但有一點被人們所忽略，這就是信息化是一個“獨立”的概念。人們在談到信息化時，往往會有很多“演變”出來的說法和解釋，如說信息化是管理加技術，這種解剖式的理解會讓人放棄對信息化獨立性——本質的追求。信息化就是信息化，這正如我們說許多事物一樣，比方火車，難道我們能說火車是鐵箱子加軌道么？很多人已經認識到信息化不是技術，而是管理，這是一個大的進步，但信息化并不是簡單地疊加技術與管理的工作，盡管怎樣強調規范的管理對信息化有多么重要都不會過分，但“信息化”與“管理化”必竟不是一回事，有些人片面地將信息化與管理劃了等號，這是一廂情愿的單相思。規范的管理是信息化建設成功的前提條件，但并不是說，規范的管理就必然能帶來成功的信息化。特別是我國大多數企業管理并不規范的條件下，信息化不可能等著管理規范后才去建設。信息化有其特殊性，需要我們了解、熟悉、掌握它的發展規律。所以，應該認識到信息化是一個獨立完整的概念。

 

　　2 、正確把握信息化與管理的關系

 

　　提起信息化，就不得不說到管理。許多企業往往會把信息化當成提升、改進管理的救命草，把信息化說成是“雪中送炭”，也有些人把信息化說成是“錦上添花”，認為信息化是管理規范化的后端產物。

 

　　信息化和管理的關系是信息化建設的永久性話題，我們認為信息化是企業管理的一個手段，對企業運營管理有帶動作用，既不要過分強調信息化的作用，也不能否定信息化的系統性。我認為可以打個比方說明二者的關系，拿足球場上來說，信息化是場上踢球的隊員，管理是教練，信息化建設的過程就是二者如何完美結合的過程。教練教給隊員們技術、方法、戰術等，但教練不可能控制掌握場上每一個環節，每一場球對隊員來講，都是一個創造的過程，他們有很大的靈活性，最終主導比賽結果的并不是教練，而只能是場上的隊員。

 

　　3 、正確認識企業需求

 

　　信息化以需求為導向，這是一個共識，但是不能把這種需求泛化，需求是一個很需要明確界定的概念，原則上講，只要企業資金、時間、精力允許，所有需求都可以滿足。如果我們仔細研究一下需求這個概念，會發現企業需求應該是二頭擠出來的概念，一頭是企業的需求，一頭是信息化本身的功能。大多數情況下，我們所謂的以需求為導向，都是強調要以企業的需求為導向，但是，企業的需求往往比較原始，如果單純尊重和滿足這種“原始” 的需求，信息化不會有大的進展。正象前面所說信息化是一個獨立的概念一樣，信息化有其自身的語言和思維方式，這種語言和思維方式引導著“原始” 的需求，進行探索、總結、提煉、升華，從而將原始狀態下的“需求”轉化為帶有鮮明信息化色彩的“需求”。這樣的“需求”才是真正有價值的需求。

 

　　4 、信息化建設要以“我”為主

 

　　很多人把信息化當成是軟件公司的事，這是一個很明顯的錯誤。這個錯誤的觀念來源于人們固有的消費思想，認為信息化是一件消費品，企業掏了錢，軟件公司就應該提供產品，所以就會出現雙方合作分工的問題，認為軟件公司就應該提供所有的產品、技術，甚至包括管理，這就會給信息化建設造成很大難度。信息化作為產品比較特殊，企業要認識到，信息化不是在 “買”，而是在“建設”。信息化建設固然需要雙方充分地合作，但要以“我”為主， 如前所說，以“我”為主不是說要讓軟件商完全滿足我的需要，而是說要建立以“我”為主的觀念。

 

　　5 、正確認識“一把手”工程

 

　　很多專家和企業實施信息化的人員都非常深刻地體會到信息化建設是“一把手”工作，非常希望得到企業“一把手”的支持，但這主要是從行政職能的角度上說的，因為信息化推進的過程中會遇到很多阻力。但我想說的是，“一把手”在口頭甚至是以行政命令推進的支持方式都是遠遠不夠的，信息化需要的是“一把手”的“決策”支持。信息化最難的是要“改變”，這就如同近幾年來在企業管理中流行的“流程再造”，實施過“流程再造”的企業都有推進的體會，其中更多的是辛酸的體會。同樣道理，信息化也是要“改變”，因為很多時候，我們并不知道怎樣“改變”才是正確的。為了找到正確的“改變”，需要“正確”的決策，就是要讓“一把手”正確地決策，需要“一把手”能夠將各方面業務需求、信息化功能統一結合后的決策。

 

　　6 、企業“協同”觀念要深入人心

 

　　泛微系統中提出“協同”的理念，明確提出：“ 構成企業運轉的“子”工作都不是孤立的，而是相互關聯的，把這些相互關聯的工作聯結在一起，就可以提高企業的工作效率，避免信息孤島的現象。 ”應該說，這是一種符合企業管理發展規律的比較先進的理念。其實，這種理念在企業管理中也早已存在，如系統、體系的觀念，在管理手段上如業務流程理念中的“團隊精神”，項目管理中的“統籌思想”，都與“協同”理念絲絲相關。但客觀地講，在企業中，“協同”理念還沒有深入人心，所以，泛微協同辦公OA系統的協同管理軟件出發點非常好，軟件中也提供了許多“協同”的功能，各個模塊都相互關聯，搭建了很好的管理平臺。企業在推進“協同”時，可以有意識地選擇建設一些“協同”模塊，如選擇一個可以關聯到文檔、流程、客戶、項目、會議等模塊的典型項目，在項目運行的過程中，一方面讓大家掌握各個模塊的操作方法，另一方面，樹立“協同”的思想，提高工作質量。通過建設典型“協同”項目，不失為推動系統使用的一個有效方法，這樣，也能真正發揮出系統的“協同”優勢。