檔案信息化與工程檔案計算機管理

2014-07-20 09:55:39 化工管理 2010年11期　點擊量：評論 (0)

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。對其內涵與實質的理解必須全面透徹,把握檔案信息化的科學內涵尤為必要,對于做好工

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。對其內涵與實質的理解必須全面透徹,把握檔案信息化的科學內涵尤為必要,對于做好工程檔案計算機管理工作具有指導意義。

一、檔案信息化的涵義

檔案信息化可理解為是以現代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎,以檔案信息的資源化為主導,以實現資源共享為目的推動檔案工作發展的進步過程。這一描述包括以下3個過程:一是以現代信息技術在檔案工作領域廣泛而實際的有效利用來作為技術應用過程;二是將檔案“信息化”中的“信息”通過各種方法,手段進行整合,開發,使之“資源化”并為社會廣泛使用的轉“化”過程;三是將檔案信息化逐步納入到整個社會信息化之中的發展過程。

綜上可以看出,檔案信息化具有以下兩方面涵義:一方面,檔案信息化是一種社會發展形態,是檔案工作發展到某一特定社會進程的概念描述,而不是某一時刻的結果。在這一過程中,檔案信息化在其自身發展過程中涉及社會的各個方面,因此,要把其作為整個社會信息化進程中的一個方面或是縮影來看待,它屬于社會信息化中的應用性工程之一;另一方面,檔案信息化又是一個不斷完善和發展的過程,在這一過程中信息技術的發展與廣泛應用是推動檔案信息化進程的動力,開發與有效利用檔案信息資源的能力,進而實現資源共享是目的,為此,這一過程需要多種社會力量的參與和良好的檔案工作內部條件和外在環境。總之,檔案信息化作為一個運動過程,它是一個動態概念,它的內涵在不同的歷史發展階段會呈現出不同的特點。

二、檔案信息化的實質

檔案信息化中的“信息”實質上指的是“檔案信息資源”。它是檔案信息本身和支持檔案信息運動的物質基礎,也就是說,我們要運用一定的技術手段,創造適宜的社會條件,將其視為一種社會資源加以開發和利用。從深層意義上說,檔案信息化就是給人們對檔案“資源”利用提供一種非常有效的手段,使人們能以更快更便捷的方式獲得并傳遞這一“信息資源”,實現真正意義上的信息利用社會化,這也就是檔案信息化的實質問題所在。這一問題的實現需要具備以下要素

①檔案信息資源作為檔案信息化活動的基本資源,在量的積累上要達到一定高度。經過整合之后能普遍地應用于社會生活的各個領域,且能產生并創造出越來越多的物質與精神財富是檔案信息化的慕礎,

②信息技術在檔案工作實踐領域的有效利用,使檔案信息能夠實現技術意義上的資源化(數字化)是實現檔案信息化的前提;

③檔案信息觀的普遍提高是社會各方面廣泛利用檔案信息資源,實現檔案信息化的重要條件。

檔案信息化的核心是檔案信息資源的建設,在檔案信息資源建設量的積累過程中,使檔案信息不斷“資源化”是檔案工作追求的價值目標。

三、檔案信息化改變傳統的檔案管理方式

計算機輔助設計在我國工程設計領域的廣泛應用,利用計算機這種先進的技術工具,產出規范、準確、美觀的設計成品,即工程圖紙,是設計人員心血的凝聚、智慧的結晶,也是社會的寶貴財富,妥善保管與有效利用是至關重要的。

歷來,設計者要花費大量的時間和精力查找已有的圖紙檔案,對有些相同工程或修改極少的圖紙,為了提高設計效率,只能用調底圖再曬藍圖的方法,在藍圖上進行修改。這樣成本高,圖紙不美觀,設計人員帶來不便,增加重復勞動時間,隨著檔案信息技術的深入推廣,網絡技術的普遍應用,光盤存儲技術的日益成熟,使得檔案信息的生成,發行,傳遞、復制、更改,存儲變得十分方便,一種產品的幾百頁資料和圖紙濃縮在一張光盤上,聯網傳遞時間以微秒計,而且準確無誤。

四、檔案信息化具體運作——工程檔案計算機管理

(一)運用計算機管理工程檔案對數據庫的要求

計算機的管理程序中必須有專門用于實現各種文字資料、各種幅面的工程圖紙、文件。圖片等計算機管理的綜合系統:它集檔案管理,圖紙錄入、凈化、修改、輸出,矢量化等圖像處理于一體,建立無紙檔案庫。該檔案庫可以放置在硬盤上或光盤上,可通過分類檢索或條件組合檢索快速查到所需資料;可以隨意移動、放大,縮小圖紙和文字資料,檔案人員可以對相關數據進行修改、編號,并對各種資料進行無失真輸出。實現文書檔案與科技檔案的互通渠道,解決單位內有關生產,技術部門對各種文件圖紙的網絡共享、查閱等問題,通過良好的接口界面,使得設計部門的設計圖紙、生技部門所出的竣工圖紙傳送到檔案室,由檔案人員進行整理、歸檔。并通過網絡進行借閱,經過生技科的核準,提供竣工圖給生產技術人員進行檢修后的修改,使得技術人員在施工現場就能借閱工程圖紙及有關檔案。

(二)檔案管理數據庫應符合以下幾種技術指標

①該系統標準符合檔案的有關標準和規程。

②支持包括圖紙、文檔等在內的多種類型的檔案。

③可擦寫光盤壓縮存儲。

④圖紙幅面不限,能通過掃描儀迅速方便地進行輸入和處理。

圖紙檔案既可以在噴墨繪圖儀上輸出,也可以在打印機上迅速方便地輸出,輸出后的圖紙檔案可以大小不限。

⑤系統對圖紙進行數據庫管理,并可進行查詢,瀏覽、編輯、數據維護及輸出;同時具有檔案的保密機制,使不同用戶按授權訪問不同圖紙。

@提供圖紙處理工具箱,可以對圖紙進行灰度及彩色過濾、凈化、縮放、修改、拼接等操作:具有多窗口編輯能力,可對圖紙的誤差進行調整和修正。

⑦網絡吞吐量大,系統支持大型投影設備,可將圖像清晰地顯示在大屏幕上。

(三)實現工程檔案計算機管理必須解決的問題

①用戶授權及保密機制,不同的用戶具有不同的權限,以防止非法侵入。

②多種檢索方式,提供靈活的分類檢索及模糊檢索方式。

③檔案記錄的顯示與漫游。

④檔案統計,用戶借閱管理,可對數據庫中的圖紙、文字材料進行跟蹤管理,記錄圖紙的借閱歷史,統計圖紙的使用頻率,明確圖紙的損壞、遺失的責任:借閱圖紙時,建立圖紙借閱記錄,對借閱進行檢索和統計。

⑤可無限量保存圖紙;文檔、工程圖紙等可以打印輸出。

⑥檔案庫的維護;可任意創建檔案庫:有完善的備份與恢復功能。

⑦可以進行檔案銷毀管理,并且可以預先對需要銷毀的檔案進行鑒定。

傳統的檔案管理方式非常繁瑣,且使檔案庫存不斷增大,占據了大量空間,查找困難,浪費了大量的人力物力;而電子計算機管理檔案,則大大提高了工作效率,并且能使檔案保存期限長,安全可靠,占用空間小,查找方便、快速;我們檔案人員應與計算機管理人員互相配合、共同努力,在實踐中不斷創新、不斷完善,為加快工程檔案電子化進程做出貢獻。

(作者：楊卉青單位:中國石油吉林油田工程質量監督站)