流程化合同信息管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用

2013-12-13 10:47:18 電力信息化　點擊量：評論 (0)

摘要隨著信息時代和知識經(jīng)濟時代的到來，以及電力事業(yè)的蓬勃發(fā)展，用戶涉及的電力業(yè)務(wù)不斷增加，這對于各級供電企業(yè)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量都提出了越來越高的要求。面臨這樣的巨大壓力，流程化合同信息管理系統(tǒng)

，而不能編輯其他欄目。系統(tǒng)中流程允許用戶自設(shè)置，使系統(tǒng)可以適應(yīng)各種公文流程需求。系統(tǒng)支持Word、Excel、WPS等文件附件，更加方便辦公。系統(tǒng)采用了完善的流程跟蹤和控制。系統(tǒng)對文件辦理的整個流程進行跟蹤，詳細記錄公文的當前狀態(tài)、辦理的過程和批示意見以及辦理結(jié)果。

4.1流程的設(shè)置

承辦人員可以提前設(shè)置流程簡要表，填寫流程的每一步驟及相關(guān)辦理人員；并且當業(yè)務(wù)流向有變動時可以修改流程簡要表。

4.2流程的監(jiān)控

承辦人由始至終可以監(jiān)控到合同的辦理狀態(tài)，可以查閱合同辦理情況。

承辦單位領(lǐng)導(dǎo)及歸口部門相關(guān)人員在合同經(jīng)手后可以查閱該合同的辦理情況以及合同正文。

4.3流程的審批

相關(guān)辦理人員在審批時可以在意見填寫對話框中填寫辦理意見。所有辦理意見在合同批閱意見欄中記錄，相關(guān)人員可以查閱。

承辦人員如發(fā)現(xiàn)某一辦理步驟遲緩或要求緊急辦理時，可以發(fā)送催辦郵件或者可以重新修改審批流程。

相關(guān)辦理人員可以填加WORD文檔、EXCEL表格等附件。

4.4流程辦理記錄

流程的辦理步驟自動記錄到“流程記錄”欄中，包括流程辦理時間、辦理（操作）人員，辦理（操作）內(nèi)容以及送往人員。相關(guān)辦理人員可以查閱或監(jiān)控該合同的辦理過程。

4.5流程結(jié)束

4.5.1履歷記錄

合同審批通過后，由承辦人完成合同后續(xù)處理的記錄工作。

4.5.2合同歸檔

合同蓋章生效，承辦人對合同的后續(xù)處理工作結(jié)束后，由數(shù)據(jù)庫的管理者（具有[AdminGrp]角色）可以對該合同進行歸檔處理。如有特殊原因，用戶可以選擇合同進行合同銷毀處理。

5.系統(tǒng)的管理功能

5.1分類瀏覽功能

系統(tǒng)為相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供了分類瀏覽的功能，辦理人員可以按各種方式對所有合同進行所需排列方式的瀏覽。

5.2人員的管理功能

合同管理系統(tǒng)將管理功能和使用界面集成在一起，在管理端賦予各不同級別的人員不同的權(quán)限，在普通使用人員界面上只有合同辦理功能，而在管理人員界面上才會出現(xiàn)系統(tǒng)配置管理的導(dǎo)航欄。

6.系統(tǒng)特點

6.1通用性

系統(tǒng)采用模塊化方法設(shè)計，將合同的辦理、流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)處理、業(yè)務(wù)處理功能模塊化、參數(shù)化，嵌入到Lotus Notes系統(tǒng)中，各自功能相對獨立，組建新系統(tǒng)方便快捷，用戶登錄到辦公自動化系統(tǒng)就可以使用合同管理系統(tǒng)，系統(tǒng)通用性強。

6.2易維護性

合同管理系統(tǒng)模塊的功能清晰、簡潔、全面，由于集成到了Lotus Notes系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)與Lotus Notes系統(tǒng)的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一備份等工作，從而大大減少了維護的工作量。

6.3功能完備性

系統(tǒng)功能完整，包括了供