工程設(shè)計(jì)檔案的信息化管理

2013-12-13 10:54:52 大云網(wǎng)　點(diǎn)擊量：評(píng)論 (0)

摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)工程設(shè)計(jì)信息及其電子文件的管理，對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計(jì)等問題進(jìn)行一些摸索和探討。1問題的

足的情況下對(duì)重復(fù)性信息進(jìn)行刪除，例如：正本與副本一項(xiàng)可合并為新庫中庫存數(shù)，正本編號(hào)、銷毀卷冊(cè)可在銷毀子系統(tǒng)中體現(xiàn)。對(duì)新庫中所需信息在舊庫中沒有單獨(dú)體現(xiàn)的數(shù)據(jù)，可通過EXCEL表格軟件將數(shù)據(jù)內(nèi)容拆分，例如:從卷冊(cè)檢索號(hào)中將工程編號(hào)提取出來形成項(xiàng)目級(jí)工程編號(hào)內(nèi)容。

c. 電子檔案管理系統(tǒng)中要求必須有的字段，若與原.DBF庫中字段類型不匹配，應(yīng)以電子檔案管理系統(tǒng)庫結(jié)構(gòu)類型為準(zhǔn)。

例如：原數(shù)據(jù)庫中保管期限為字符型數(shù)據(jù)，現(xiàn)改為整數(shù)型數(shù)據(jù)（通過代碼表設(shè)置）。原登記日期為字符型數(shù)據(jù)，現(xiàn)改為日期型數(shù)據(jù)。

d. 符合用戶的要求，便于網(wǎng)上查詢各種檔案類型文件，為全院用戶提供共享信息資源。具有較高的質(zhì)量便于維護(hù)、易于理解、提高工作效率。同時(shí)考慮檔案部門及用戶的一些統(tǒng)計(jì)工作，設(shè)計(jì)相應(yīng)字段。

e. 根據(jù)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)豐富檔案信息內(nèi)容，以符合設(shè)計(jì)人員網(wǎng)上查詢?yōu)g覽。

我們經(jīng)過多次調(diào)研、修改，確定了適合我院的各檔案類型數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，以工程設(shè)計(jì)成品檔案為例，該檔案類型分項(xiàng)目級(jí)、卷級(jí)、文件級(jí)三層管理。

 設(shè)計(jì)成品項(xiàng)目定義（工程屬性）：工程編號(hào)、工程名稱、設(shè)計(jì)分類、建設(shè)規(guī)模、設(shè)計(jì)容量、電壓等級(jí)、設(shè)計(jì)起止年代、投產(chǎn)日期、工程地址、總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、顧客名稱、主設(shè)計(jì)單位、參與設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、備注等。

 設(shè)計(jì)成品卷定義（卷冊(cè)屬性）：所屬工程編號(hào)、設(shè)計(jì)階段、專業(yè)、卷冊(cè)序號(hào)、卷冊(cè)版次、卷冊(cè)檢索號(hào)、卷冊(cè)名稱、總登記號(hào)、設(shè)計(jì)日期、項(xiàng)目經(jīng)理、專工、主設(shè)人、卷冊(cè)負(fù)責(zé)人、庫存數(shù)、目錄頁數(shù)、圖紙總張數(shù)、新制圖張數(shù)、套用圖張數(shù)、說明書本數(shù)、清冊(cè)本數(shù)、概預(yù)算數(shù)本數(shù)、登記時(shí)間、分類號(hào)、密級(jí)、保管期限、鑒定日期等。

 設(shè)計(jì)成品文件定義（圖紙屬性）：所屬卷號(hào)、文件序號(hào)、文件檢索號(hào)、文件名稱、電子文件名、套用圖號(hào)、編輯軟件、總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、主任工程師、專業(yè)組長、主要設(shè)計(jì)人、設(shè)計(jì)制圖、校核人、描圖、設(shè)計(jì)日期、分類號(hào)、頁數(shù)、文本頁數(shù)、庫存數(shù)、密級(jí)、保管期限、鑒定日期、備注等。

f. 利用該系統(tǒng)中代碼表、分類表的管理，根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)中表示檔案的某些符號(hào)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)和使用人員便于識(shí)別、處理的另一種符號(hào)體系。它是電子化管理的基礎(chǔ)，在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中信息分類編碼的好壞直接影響到信息資源的共享及信息交換的效率。因此按以下原則設(shè)計(jì)代碼表、分類表：

 位數(shù)合理，既能減少存儲(chǔ)空間，提高傳輸效率，又能保證信息的容量。

 代碼表的設(shè)計(jì)要與行業(yè)中對(duì)于檔案標(biāo)準(zhǔn)的信息分類相結(jié)合，有

責(zé)任編輯：和碩涵

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