2工程總承包項(xiàng)目中檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

2.1建立組織機(jī)構(gòu)。工程總承包項(xiàng)目初期，總承包單位一定要將檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，明確一位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分管檔案工作;成立由建設(shè)單位、監(jiān)理、總承包單位專兼職檔案人員組成的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織機(jī)構(gòu);根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度情況，定期召開(kāi)工程總承包項(xiàng)目有關(guān)各方主要負(fù)責(zé)人參加的工程項(xiàng)目檔案歸檔情況調(diào)度會(huì)，了解檔案工作進(jìn)度，解決工程建設(shè)中檔案管理遇到的問(wèn)題、協(xié)調(diào)各方關(guān)系。

2.2前期編制歸檔計(jì)劃。為確保工程建設(shè)中總承包單位和業(yè)主按歸檔計(jì)劃進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查檔案的收集、整理，需在前期準(zhǔn)備階段各分包單位和總承包單位必須編制歸檔計(jì)劃。

2.3設(shè)立專門條款、責(zé)任人和責(zé)任。根據(jù)國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的要求，簽訂項(xiàng)目合同協(xié)議應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件材料以及所移交文件材料整理、歸檔的責(zé)任，將文件材料的歸檔與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。

2.4堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。堅(jiān)持同步管理就是要求項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，要與項(xiàng)目的勘測(cè)設(shè)計(jì)、建設(shè)施工和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。為了實(shí)現(xiàn)在工程總承包項(xiàng)目中檔案工作與工程建設(shè)同步，可以適當(dāng)采取單位工程分步移交的方式，避免因移交檔案的時(shí)間緊、檔案數(shù)量大，集中歸檔很難保證整理、審核的質(zhì)量，造成工程檔案的完整率、準(zhǔn)確率和合格率下降。

2.5與業(yè)主充分協(xié)調(diào)與溝通。與業(yè)主充分協(xié)調(diào)和溝通是保證檔案工作順利進(jìn)行的前提。在項(xiàng)目初期就要積極與業(yè)主的檔案管理人員進(jìn)行溝通，明確檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章、制度，積極與業(yè)主進(jìn)行溝通、解決問(wèn)題。

2.6建立檔案信息化管理平臺(tái)。總承包單位應(yīng)建立工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全息化管理，建立項(xiàng)目檔案編碼體系，將案卷信息輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，還應(yīng)與各分包方聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，監(jiān)控和指導(dǎo)各分包單位檔案資料的形成和整理情況，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，便于檔案歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3管理工程應(yīng)用實(shí)踐

近年來(lái)，我公司先后承攬了江蘇如東秸稈發(fā)電廠、華能長(zhǎng)春生物質(zhì)熱電廠、牡丹江佳日發(fā)電廠等多個(gè)EPC工程項(xiàng)目。現(xiàn)將總承包項(xiàng)目檔案管理體系建立與健全的實(shí)踐過(guò)程，進(jìn)行歸納總結(jié)，供同行參考。首先，項(xiàng)目初始，領(lǐng)導(dǎo)就高度重視，派了2名資深檔案人員進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng);現(xiàn)場(chǎng)還設(shè)立符合“八防”要求的檔案庫(kù)房;建立由總包單位和分包單位參加的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各分包單位成立檔案管理小組，項(xiàng)目經(jīng)理做組長(zhǎng);制定《華能長(zhǎng)春生物質(zhì)熱電廠新建工程總承包項(xiàng)目文件材料立卷歸檔辦法》、檔案借閱管理規(guī)定及檔案庫(kù)房管理規(guī)定等多項(xiàng)規(guī)章制度;總包單位檔案人員與業(yè)主進(jìn)行溝通，明確歸檔內(nèi)容和歸檔職責(zé);各分包單位按要求編制歸檔計(jì)劃，作為歸檔情況檢查的依據(jù);總包單位檔案人員定期對(duì)各分包單位檔案人員進(jìn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及其他規(guī)章制度進(jìn)行培訓(xùn);把項(xiàng)目檔案管理工作做到工程前端。其次，在項(xiàng)目實(shí)施階段，堅(jiān)持工程進(jìn)度和檔案工作同步進(jìn)行，做到“三納入”;按照分包單位編制的歸檔計(jì)劃，不定期對(duì)分包單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查，對(duì)已完成的單位工程進(jìn)行預(yù)歸檔整理;在整理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，及時(shí)處理，隨時(shí)掌握分包單位歸檔情況，做到資料隨時(shí)按單位工程進(jìn)行歸檔、排架，并按《火電企業(yè)檔案分類表(6--9)大類》進(jìn)行編號(hào)。最后，工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和移交階段，因檔案工作管控健全和規(guī)范，前期工作準(zhǔn)備充分，在項(xiàng)目檔案移交量大的情況下，確保項(xiàng)目檔案及時(shí)移交，順利通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，得到了業(yè)主的好評(píng)。

作者:劉勇            單位：東北電力設(shè)計(jì)院有限公司