鄒書(shū)琴

(國(guó)網(wǎng)涼山供電公司)

摘要: 電力企業(yè)檔案數(shù)量較大且種類較多，檔案管理難度較大。隨著電力企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足其發(fā)展需求，迫切需要進(jìn)行數(shù)字化變革。本文將針對(duì)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性和意義進(jìn)行分析，同時(shí)對(duì)檔案數(shù)字化管理中的注意事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的討論。

關(guān)鍵詞: 電力企業(yè);檔案管理;數(shù)字化;意義

隨著檔案數(shù)字化管理實(shí)踐的蓬勃開(kāi)展，使電力企業(yè)的檔案管理水平得到了全面的提升，檔案管理工作更加專業(yè)化、科學(xué)化、有序化，能夠更高的服務(wù)與電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理理念和管理方法都有了很大的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化的檔案管理方式能夠適應(yīng)電力企業(yè)發(fā)展的新需求，是提高電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。

1.推行檔案數(shù)字化管理的必要性分析

1.1方便員工借閱和使用

電力企業(yè)的檔案資源包括設(shè)計(jì)檔案、科技檔案、基本建設(shè)檔案、黨群工作檔案、人力和行政檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、設(shè)備儀器檔案等多種類別的檔案，其中設(shè)計(jì)檔案、科技檔案是電力企業(yè)檔案管理的核心，是企業(yè)重要的資源，具有重要的價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理主要采取紙質(zhì)檔案的形式，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步、檔案數(shù)量的不斷增多以及檔案形式的不斷豐富，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足電力企業(yè)的檔案管理需求。由于檔案資料需要進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的管理難度較大，很容易出現(xiàn)缺損、遺失等問(wèn)題。尤其是很多珍貴的檔案資料使用頻率較高，經(jīng)常會(huì)有員工借閱，而紙質(zhì)的檔案很容易磨損，不利于檔案的使用。隨著人們對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度的加深，檔案的使用頻率也大幅度的提高，紙質(zhì)的檔案管理模式已經(jīng)成為一種限制，迫切需要完成數(shù)字化改革。

1.2有利于檔案管理部門進(jìn)行管理

電力企業(yè)推行檔案數(shù)字化改革是電力企業(yè)發(fā)展的必然要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展和信息技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的必然結(jié)果。推行數(shù)字化檔案管理，能夠更加準(zhǔn)確、完整的記錄檔案的信息。例如，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，有大量的視頻、音頻、圖片材料需要作為檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)化檔案管理模式管理難度較大。采用數(shù)字化的檔案管理，能夠方便檔案管理部門進(jìn)行管理，提高管理水平，提高了管理效率，有利于對(duì)信息和資料進(jìn)行有效的控制。通過(guò)推行檔案資源的數(shù)字化管理，提高企業(yè)整體的管理水平。

2.數(shù)字化檔案管理的重要意義

2.1數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)代管理模式的變革

電力企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，能夠多實(shí)現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的企業(yè)管理。借助信息技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，提高檔案資源的使用效率。同時(shí)，數(shù)字化的管理也是檔案管理人員的轉(zhuǎn)型，從傳統(tǒng)的檔案保存者、檔案調(diào)取者，成為真正意義上的檔案信息管理者、服務(wù)者、咨詢者。此外，數(shù)字化檔案管理的變革，大大節(jié)約了檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力投入，符合“節(jié)約型”社會(huì)的建設(shè)要求。

2.2數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變了檔案信息的存儲(chǔ)方式

數(shù)字化的檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的庫(kù)房式模式，極大的節(jié)省了空間。通過(guò)檔案管理軟件，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，方便檔案信息的存儲(chǔ)。隨著現(xiàn)代存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理方式解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理庫(kù)房擁擠、存儲(chǔ)空間不足等問(wèn)題，表現(xiàn)出了強(qiáng)大存儲(chǔ)能力，同時(shí)更加安全、可靠，降低了存儲(chǔ)成本。電子硬盤、數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)等技術(shù)的發(fā)展，使存儲(chǔ)性能不斷擴(kuò)大，使檔案的存儲(chǔ)不再受到空間的限制，減輕了電力企業(yè)的庫(kù)房壓力。微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、刻錄技術(shù)的普及，也提高的檔案信息的存儲(chǔ)量。數(shù)字化檔案管理能夠通過(guò)多媒體技術(shù)等，保留大量有價(jià)值的信息，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)很難做到的。不僅使檔案信息更加多元化、更加直觀，同時(shí)還提高的了檔案信息的可操作性，為檔案資源的使用者提供了更多的選擇，充分滿足檔案資源使用者的需求。此外，采用數(shù)字化的檔案管理模式，還能夠有效的減少紙質(zhì)檔案資源的使用頻率，避免對(duì)原始材料造成更多的損耗，從而延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案資料的使用壽命。

2.3數(shù)字化檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享

采用數(shù)字化檔案管理模式，建設(shè)檔案管理平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的交互和共享，使檔案信息資源能夠更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。通過(guò)建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，通過(guò)用戶授權(quán)功能，能夠?qū)τ脩暨M(jìn)行有效的控制。檔案信息的使用者只要具備借閱權(quán)限，就能夠隨時(shí)、隨地的使用檔案信息資源，從而真正發(fā)揮檔案的價(jià)值。另一方面，也減輕了檔案管理部門的工作壓力。使檔案管理人員從繁瑣的登記、查找、審查、催還的工作中解脫出來(lái)，更多的傾向于管理和控制，這也是企業(yè)整體管理水平提升的重要標(biāo)志。

3.電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的注意事項(xiàng)

3.1完善相關(guān)的軟件和硬件建設(shè)

實(shí)行數(shù)字化檔案管理，首先應(yīng)加大資金的投入，完善相關(guān)的硬件和軟件建設(shè)。數(shù)字化檔案管理并不是摒棄原始檔案，而是采用更先進(jìn)的管理方式和手段，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。在數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型的前期，需要較大的資金投入，增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，開(kāi)發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的軟件工具，進(jìn)行檔案管理人員的技能培訓(xùn)等。根據(jù)這些需求，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位的數(shù)字化檔案管理建設(shè)情況，相應(yīng)的增加經(jīng)費(fèi)，支持企業(yè)的數(shù)字化檔案管理建設(shè)。此外，數(shù)字化檔案管理建設(shè)還需要一定的維持費(fèi)用，例如設(shè)備的損壞維修、軟件的更新升級(jí)等，都需要資金支持。

3.2建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，首先應(yīng)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案信息的檢索和查找。對(duì)檔案進(jìn)行分類處理并根據(jù)檔案的級(jí)別進(jìn)行編號(hào)，對(duì)大量的檔案信息的整理和歸類，為后續(xù)的檔案管理提供方便。建立檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，為新信息的加入提供便利。區(qū)分檔案的狀態(tài)，例如是最新檔案還是陳舊檔案，可以根據(jù)檔案的年限進(jìn)行分級(jí)，在使用時(shí)，能夠提高針對(duì)性，便于查找。

3.3注重檔案數(shù)字化管理的原則和方法

在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)該堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化檔案管理的原則，采取科學(xué)的手段和方法，實(shí)現(xiàn)管理方式的轉(zhuǎn)變。首先，應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于重要的信息和材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，遵循檔案的價(jià)值性原則，對(duì)于應(yīng)屬于長(zhǎng)期保管的并具有較高價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。同時(shí)，還應(yīng)該遵守國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)范，注重檔案管理的合規(guī)性。采取科學(xué)的數(shù)字化方法，在掃描方式上，應(yīng)嚴(yán)格按照專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保掃描檔案的清晰、完整，圖像具有較高的分辨率。在確定質(zhì)量合格，與原文件一致，無(wú)文件遺漏后，進(jìn)行登記和歸檔。做好文檔內(nèi)容的標(biāo)記，方便檔案的檢索。加強(qiáng)對(duì)檔案系統(tǒng)的后臺(tái)管理，做好平臺(tái)的維護(hù)。

結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)分析電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性和重要意義，進(jìn)一步明確了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和作用，不僅能夠方便員工借閱和檔案管理部門管理，同時(shí)也是現(xiàn)代管理模式的變革，轉(zhuǎn)變了檔案信息的存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，由此可見(jiàn)，電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理是新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。在推行檔案管理數(shù)字化時(shí)，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面，完善相關(guān)的軟件和硬件建設(shè)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化檔案管理的原則采用科學(xué)的數(shù)字化方法，使電力企業(yè)能夠順利完成檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理。

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