在數(shù)字化管理的發(fā)展過(guò)程中離不開各種電子文檔，電子文檔缺少專人管理容易造成機(jī)密泄露、重要信息流失、內(nèi)部溝通不暢等問(wèn)題，對(duì)企業(yè)信息化、數(shù)字化發(fā)展起到極大的阻礙。對(duì)于發(fā)電企業(yè)，運(yùn)規(guī)、圖紙、說(shuō)明書等眾多電子資料形成龐大的無(wú)形資產(chǎn)，如何合理有效的管理電子文檔成為助力發(fā)電企業(yè)信息化管理水平提升的重要課題。

 

 

發(fā)電企業(yè)文檔管理面臨的問(wèn)題

 

盡管當(dāng)今電子文檔管理在企業(yè)資產(chǎn)管理中越來(lái)越占據(jù)重要的位置，但在發(fā)電企業(yè)中，文檔管理及文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用并未形成普遍趨勢(shì)。以北京太陽(yáng)宮燃?xì)鉄犭娪邢薰荆ㄒ韵潞?jiǎn)稱“京陽(yáng)熱電”）為例，雖然公司已在2012年建成ERP系統(tǒng)，形成集人、財(cái)、物于一體的資產(chǎn)管控體系，但在文檔管理方面，尤其是電子文檔管理方面，仍存在一定欠缺。主要體現(xiàn)在電子文檔管理松散，缺少系統(tǒng)化管理，文檔無(wú)法有效共享，存儲(chǔ)缺乏統(tǒng)一性，對(duì)文檔的版本管理、過(guò)程管理、權(quán)限控制管理更是無(wú)從談起。

ERP系統(tǒng)雖然將全部生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)流程均在系統(tǒng)中得以固化，起到了規(guī)范化管理的作用，但對(duì)于文檔的權(quán)限把控，文檔操作的生命周期把控，文檔查找速率把控以及文檔安全把控不是很完善，時(shí)常出現(xiàn)文檔泄密及丟失找不到的問(wèn)題，對(duì)工作的和工作效率造成極大障礙。

 

目前，很多企事業(yè)單位已經(jīng)開始關(guān)注電子文檔的系統(tǒng)化管理，借助文檔管理系統(tǒng)將各部門的信息集中存儲(chǔ)到指定服務(wù)器上，通過(guò)科學(xué)的分類和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限控制，對(duì)電子文檔進(jìn)行有效的集中化管理，建立信息共享通道，同時(shí)有效防止信息的丟失。

文檔管理系統(tǒng)搭建的目的

 

1、規(guī)范性

 

建立企業(yè)文檔管理規(guī)范，統(tǒng)一文檔管理要求。文件管理系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限管理，對(duì)不同的員工開放不同級(jí)別的文件庫(kù)，最大程度上保障文檔安全。員工通過(guò)文檔管理系統(tǒng)有效的協(xié)同辦公，加強(qiáng)文檔安全保護(hù)，提高辦公效率，為企業(yè)帶來(lái)了創(chuàng)新的辦公模式。

 

2、便捷性

 

通過(guò)文檔管理系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)，建立合理的索引體系，使用戶在查找文檔時(shí)實(shí)現(xiàn)毫秒搜索，而可以有多種搜索條件設(shè)定，包括對(duì)于文檔管理的其他需求也都一一滿足，在使用體現(xiàn)方面贏得使用者滿意。

 

3、安全性

 

通過(guò)權(quán)限控制對(duì)文檔的操作權(quán)，確保非具備權(quán)限用戶無(wú)法獲取文檔信息。在文檔審計(jì)方面記錄文檔操作的整個(gè)生命周期，確保文檔的任何操作完整被記錄。以系統(tǒng)管理的模式實(shí)現(xiàn)文檔備份，避免個(gè)人電腦在發(fā)生意外的系統(tǒng)崩潰時(shí)重要文檔丟失無(wú)法找回的情況。

 

文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

 

 

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文檔管理系統(tǒng)首先要建立起企業(yè)文件庫(kù)，文件庫(kù)可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便查閱，不同的類別設(shè)置不同的目錄，可以使成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)、使用，快速提高?？梢杂上嚓P(guān)的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，由此人負(fù)責(zé)對(duì)這個(gè)目錄賦予相關(guān)人一定的權(quán)限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證資料不被任何人隨意修改。

 

 

文檔管理，既可以按資料來(lái)源建不同的目錄，也可以按部門來(lái)建不同的目錄，同一部門的人只能進(jìn)自己部門的目錄來(lái)查詢資料，這樣也可以增強(qiáng)各部門之間材料的保密性。

 

 

 

此外文檔管理系統(tǒng)還具備統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理功能，通過(guò)集中管控加強(qiáng)了文檔的安全性。

 

文檔管理系統(tǒng)解決方案

 

 

文檔管理的問(wèn)題解決需要通過(guò)三方面入手：底層的存儲(chǔ)服務(wù)器，中層的文檔管理系統(tǒng)，頂層的文檔管理體系。 

 

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1、文檔管理體系

 

想要成功的進(jìn)行文檔管理首要任務(wù)是建立合理的文檔管理體系。首先應(yīng)制定相關(guān)的管理制度，約束和規(guī)范職工行為，為文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提供有力保證。其次根據(jù)文檔管理需求，需要定義文檔類型，例如按照文檔形成的不同時(shí)段和所起作用可分為模板文檔、過(guò)程文檔、受控文檔、歸檔文檔等四類。

 

在發(fā)電企業(yè)中，很多類型的文檔已形成模板內(nèi)容，例如典型工作票、標(biāo)準(zhǔn)危險(xiǎn)點(diǎn)、合同模板、經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告等，這些模板分散保存在員工電腦中，管理相對(duì)混亂，借助文檔管理系統(tǒng)就可以對(duì)模板文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理。

 

發(fā)電企業(yè)每年都會(huì)有定期檢修、技術(shù)改造等工程項(xiàng)目，項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的文檔會(huì)因項(xiàng)目進(jìn)度情況發(fā)生變化，文檔的傳閱人較多，版本控制尤為重要。傳統(tǒng)的通過(guò)即時(shí)消息軟件、郵件等方式進(jìn)行文檔分享容易造成混亂，借助文檔管理系統(tǒng)的文檔共享和版本控制功能可有效地解決這個(gè)問(wèn)題。

 

發(fā)電企業(yè)對(duì)外報(bào)送文件較多，每天/月/季/年或不定期都有對(duì)外報(bào)送數(shù)據(jù)、報(bào)告、文檔的需求。此類文檔需要經(jīng)過(guò)公司審核后可對(duì)外報(bào)送。因此受控文檔在發(fā)電企業(yè)中應(yīng)用普遍。

 

歸檔文檔能夠使員工方便參考和調(diào)閱歷史資料。

 

2、文檔管理系統(tǒng)

 

發(fā)電企業(yè)文檔管理經(jīng)常會(huì)碰到以下問(wèn)題：海量文檔存儲(chǔ)，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無(wú)法有效協(xié)作共享；知識(shí)管理舉步維艱等。

 

文檔管理系統(tǒng)是基于對(duì)文檔管理和協(xié)同工作所設(shè)計(jì)，以“易用、適用、好用”為產(chǎn)品策略，集互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)、應(yīng)用整合和平臺(tái)接口技術(shù)等最新發(fā)展的諸多應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)了以文檔管理為核心，以多媒體管理、紙質(zhì)文檔數(shù)字化、安全防擴(kuò)散泄密等多種應(yīng)用與技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同工作。

 

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安全：全方面的安全管理，從系統(tǒng)登錄安全管控；登錄系統(tǒng)后的權(quán)限管理；操作文檔的審計(jì)；后臺(tái)登錄情況；存儲(chǔ)服務(wù)器的存儲(chǔ)加密管理。安全無(wú)處不在，360度全方面的保護(hù)資料。

 

效率：移動(dòng)化辦公；快速共享；毫秒級(jí)全文索引。加快工作協(xié)同與效率，讓員工把時(shí)間花費(fèi)在更能給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的工作上，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

易用：用戶使用簡(jiǎn)單，快速上手，降低實(shí)施項(xiàng)目難度。

 

管理：管理系統(tǒng)人員操作容易，管理簡(jiǎn)單，可以根據(jù)情況賜予不同權(quán)限的管理人員，大大減少了管理人員的管理難度。

3、存儲(chǔ)服務(wù)器

 

企業(yè)級(jí)服務(wù)器存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)安全性能大幅度加大。服務(wù)器的實(shí)時(shí)運(yùn)行，不斷支撐著文檔管理的工作。統(tǒng)一的資源利用，簡(jiǎn)化的管理，易于實(shí)現(xiàn)的部署，最廣泛兼容的存儲(chǔ)設(shè)備，開創(chuàng)了信息存儲(chǔ)及管理的新模式，讓信息存儲(chǔ)從繁雜的管理中解放出來(lái)。

 

文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用效果

 

 

1、規(guī)范文檔管理要求

 

完善文檔管理制度加強(qiáng)文檔管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)文檔制度，形成規(guī)范化的文檔管理體系。制定嚴(yán)格的操作規(guī)程和工作規(guī)范，要求對(duì)員工進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)和教育，使員工逐漸摒棄舊的工作方式，學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的操作規(guī)程和技術(shù)，并按先進(jìn)的規(guī)程進(jìn)行操作，有利于提高員工的整體素質(zhì)。

 

2、提高協(xié)作辦公速率

 

文檔管理能夠促進(jìn)協(xié)同工作，提升工作效率。避免了多人多次編寫、更新文檔內(nèi)容，由于缺少文檔操作記錄，最終導(dǎo)致互相推諉責(zé)任的問(wèn)題。

 

3、實(shí)現(xiàn)真正的無(wú)紙化管理

 

文檔管理除了能夠精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，真正意義上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公、無(wú)紙化設(shè)計(jì)與創(chuàng)造，可以節(jié)約大量的紙張和相關(guān)費(fèi)用。

 

4、文檔管理提升管理的規(guī)范性，有針對(duì)性設(shè)置權(quán)限

 

文檔管理在解決文檔管理和安全共享問(wèn)題上起到了重要的作用。它以文檔的創(chuàng)建者為中心，文檔的創(chuàng)建者有權(quán)利設(shè)置文檔的共享指向?qū)ο?，并且更加?xì)分到，該指向?qū)ο笫欠窬哂锌截?、打印、編輯等?quán)限。除了創(chuàng)建者之外，創(chuàng)建者的上級(jí)具有更高的權(quán)限，有權(quán)限對(duì)創(chuàng)建者的操作進(jìn)行更改和撤銷，并且可以更改文檔創(chuàng)建者的相關(guān)權(quán)限。通過(guò)文檔管理系統(tǒng)，對(duì)員工的所有文檔操作行為了如指掌，而且也保證了文檔資料的安全性。

結(jié)論

隨著企業(yè)的發(fā)展，文檔作為一種日常交流的重要依據(jù)、工作成果總結(jié)、技術(shù)儲(chǔ)備資料等顯得尤為重要，企業(yè)日積月累地產(chǎn)生了大量有價(jià)值的文檔，這些無(wú)形資產(chǎn)是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)的知識(shí)沉淀，是企業(yè)的重要資源。通過(guò)文檔管理系統(tǒng)對(duì)文檔進(jìn)行有效的管理，能夠使文檔資料的使用既具有嚴(yán)肅性，又兼顧靈活性；既保障了安全性，又提高了工作效率。打破傳統(tǒng)，創(chuàng)新機(jī)制，利用信息化手段，提升數(shù)字化管理，全面推動(dòng)發(fā)電企業(yè)各項(xiàng)工作再上新臺(tái)階。