非典型項目的典型管理

2013-12-30 11:09:46 電力信息化　點擊量：評論 (0)

　　發電企業的組織機構主要是圍繞財務、人力資源和發電生產管理設置的，而對于工作環境管理的優化提升（如樓宇安全監控、人員身份管理等）這些新的管理方式的基礎建設，由于超出了一般傳統的工作內容，大多尚無

　　發電企業的組織機構主要是圍繞財務、人力資源和發電生產管理設置的，而對于工作環境管理的優化提升（如樓宇安全監控、人員身份管理等）這些新的管理方式的基礎建設，由于超出了一般傳統的工作內容，大多尚無明確的機構職責分工，于是很自然地劃歸為信息化項目了，根據其特點，此類相關項目稱之為“非典型性信息化項目”。

“人員身份識別管理信息系統”項目概述
　　發電公司內部職工以及與合作方、承包商等人員的往來和交流活動十分頻繁，為有效提升內部員工和外來訪客等身份的信息化管理，有必要統一建立人員身份識別管理信息系統，實現公司本部及各個相關單位生產和辦公區域人員的出入受控，進一步實現人員安全身份識別的科學化、規范化、信息化。

　　項目的設計核心是實施電子卡、指紋、密碼等方式的門禁系統，部署訪客管理系統，實現對內部員工、外來人員的身份識別管理。同時結合單位需求，以身份識別系統的出入記錄為依據，建設相應考勤管理系統。未來還可根據需要對現有門禁及消費系統進行升級改造，逐步實現公司系統人員安全身份識別“一卡通”管理。

　　公司項目立項后，由于涉及安全、人員管理、設備與系統開發等多方面工作，項目組織和分工職責一時暫難確定，最后由信息部門先進行前期的技術調研與方案設計，啟動建設。

　　項目伊始，根據公司項目管理辦法規定，信息部門提出了保證質量和進度的幾點措施建議。先試點，成功后再逐步擴大實施；保證項目有序進行，統一公司卡片風格；成立項目實施組織機構等。同時建議在項目實施過程中，嚴格進行項目質量、進度監督，對發現的問題要加強協調、及時解決。

實施中的問題分析
　　由于門禁系統屬于比較特殊的樓宇控制設備行業，不同于企業計算機信息設備范疇，參與項目的信息部門人員缺乏相應的技術經驗。項目前期技術調研收集資料，主要對相關制造商及產品進行分析工作，其中一些技術細節，在短時間內無法全面了解（如刷卡規格、指紋機等的設計和制造工藝），使得后來需求變更時引起相應的設備型號更換，項目進度推遲，增加了時間成本。可見，應該事先充分做好需求分析研究，減少頻繁變更，提高設備性能的覆蓋率和適應性。

　　在項目實施中，除設備平臺的選擇外，項目其他工作內容均與公司管理制度密切關聯（如確定身份識別類型、卡片樣式、權限劃分、訪客管理記錄等），因此必須有明確的執行部門分工。由于公司在項目的牽頭部門、參與部門和職責分工方面責任不清，使得設備選型招標后，供應商在開展現場需求分析和有關合同反饋征詢時，面臨在合同簽訂、付款流程、現場施工等重要環節遲遲得不到信息反饋，工作進度和積極性受到很大影響（直到公司召開由多部門的協調會，確定了項目各方分工職責之后，項目才得以繼續推進，從2011年1月啟動，截至同年10月，完成了項目試點中卡機設備安裝、人員進出刷卡）。可見，項目執行的部門分工和各自職責必須明確，且各部門需認真貫徹公司的管理制度。

　　在項目執行過程中，需求不斷提出變更，配套管理制度卻不能及時到位，這也導致計劃無法按節點進行管理。門禁系統的設計，大到涉及現有樓宇、門衛室改造、線纜敷設，小到卡片樣式設計、刷卡機、通道型號等，這些需求在項目實施過程中都出現過變更。在“非典型信息化項目”中，由于項目涉及專業范圍廣，技術復雜，需要有相應的配套管理制度。事實證明，有一家試點單位，由于人力資源部制定了卡務、考勤、訪客、消費管理制度，于是相關模塊能夠順利投入運行。而另一試點單位由于制度不到位，造成部分模塊無法投用。可見，配套的管理制度不可或缺。

重視和加強項目前期管理
　　傳統信息化項目具有比較清晰的行業標準和指導原則，前期項目組織和流程管理相對成熟，項目人員經驗較多、項目風險評估與管理可以做到預控。而非標準的信息化項目（指非傳統意義下3C——電腦、通信、消費品），如以門禁系統為主的人員身份信息管理項目，則呈現多樣性、復雜性，因而具有較高的不確定性，會產生較大的項目風險。只有通過目標分析，做好前期管理，才能顯著降低資本密集型和時間密集型項目的風險。

項目前期管理原則
　　項目開展方式：先選擇訓練有素的員工參與項目工作，對于涉及行業技術有特殊要求的項目，可以借助行業專家的咨詢和支持。在時間計劃上，需要設定較為充分的市場調研周期。另外，要舍得在前期工作中投入人力資源開展研究、制訂方案，這是高質量完成項目的保障。

　　公司內部項目管理的確定：對工作流程和責任分工在執行前進行正式確認。前面所舉實例反映出一個突出問題就是技術流程與商務流程的非對稱發展。商務流程是項目利益雙方的關鍵，由于與項目組織管理形式密切相關，公司內部組織管理效率直接影響到實施方工作的積極性與資源投入。此外，項目涉及的制度建設一定要相應配套，制訂的計劃要有前瞻性，這往往是項目管理中容易被忽視，以保證項目能夠正常按期完成投入使用。

　　采用成熟技術：由于企業信息人員不熟悉特殊信息化項目的行業整體標準，在短時間內綜合了解有一定難度，因此應采用經過驗證的成熟技術，避免片面求新，追求缺乏市場應用實踐的新技術。如確需采用，應謹慎規劃和分析，并應遵循有效標準。

　　明確決策流程：項目決策要科學，決策渠道要通暢。大型項目在建設之初一定要有向高層匯報的流程，并形成制度，明確決策人與決策參與人，明確各自職責,以避免對需求描述模糊和輕率拍板，避免由于決策反復變更給計劃實施帶來不利影響。