企業好協同應用大比拼

2014-07-14 12:52:52 大云網　點擊量：評論 (0)

■ 文程丹丹企業信息化發展到今天，我們應該一方面把管理標準與系統固化，用流程來驅動管理；另一方面，用標準化的流程反過來改善組織的制度體系，約束員工的工作方式，手寫改為電腦輸入，紙質傳閱改為網上

■ 文/程丹丹

企業信息化發展到今天，我們應該一方面把管理標準與系統固化，用流程來驅動管理；另一方面，用標準化的流程反過來改善組織的制度體系，約束員工的工作方式，手寫改為電腦輸入，紙質傳閱改為網上傳閱，計劃和任務都改為電腦自動生成……我們的確需要一種先進的工具來提升企業的管理能力甚至是管理思想。2012年底，記者受邀參與了“協同創造價值——2012年致遠軟件用戶大會暨第二屆協同應用大賽全國總決賽”，在桂林“甲天下”的美景中，比賽其實并非要爭出孰高孰低，而是各企業的CIO在這個開放的平臺上坦誠分享了自己的協同OA應用體驗，他們都將協同軟件應用到了管理和經營活動的方方面面，并且根據個性化的實際業務需求做出了務實的應用創新。下面就來分享本次大賽中幾家具有代表性的公司的協同OA應用亮點。

中國建筑第五工程局有限公司

中國建筑第五工程局有限公司（簡稱中建五局）1.4萬余員工分布在全國的各地區以及國外，怎么能夠讓公司實現扁平化管理？這樣一個老國企，信息化起步較晚，水平較低，如何著手？中建五局最先規劃和實施了協同OA系統，從日常管理的流程入手，全員參與，用協同實現了企業的“零邊界”。

集成效果：實現主數據集成。中建五局起步晚、起點低，所以首先要做的就是主數據的管理，主數據從人力資源部門而來，一旦有人員調動，就牽涉到系統賬號問題。所以，中建五局全部的應用系統只有一套組織、一套用戶，其信息中心不管賬號、不管人員，協同OA系統中只有一套組織，所有的待辦事項都在門戶進行處理，與ERP進行高度的主數據的協同。

表單效果：自動量化績效。中建五局的表單應用，以2012年10月為例，局機關梳理流程92條，公司流程806條，月表單發起4067份。在沒用協同OA之前，項目負責人在外面跑了一年，回來后拿著一本臺賬，這樣的工作很難量化。而現在，公司可以通過表單來統計一年以來總共產生了多少流程，系統可以自動統計到每個人的工作量，所有臺賬都是系統自動生成的，設有多種查詢渠道，既準又快。

協同效果：溝通透明化。協同主要是用于企業內部的溝通，郵件是與外部的交流，中建五局在規劃時就是如此定位。協同OA的應用更加專業化，可以跟蹤、可以加標簽，可以隨時看到對任何人發起的相關事項，對方是否查看、有無處理，真正實現了企業的透明化管理。

會議效果：會議自動提醒。之前，會議通知經常打電話或發郵件告知，現在，中建五局的大小會議都會通過發協同來告知，查看與否，參加與否都可一目了然，也避免了責任推卸，而且，參會人員還可以在表單里查找會議內容涉及的相關材料。

廣州珠江啤酒集團有限公司

廣州珠江啤酒集團有限公司（簡稱珠江啤酒）的信息化建設幾乎覆蓋了所有的業務，協同OA系統的建立，改變了企業原有的行為模式，是全員參與的一場革命。

把知識沉淀下來——

協同OA系統掌握著公司的核心資源，記錄員工日常工作的習慣和經驗，融合和傳遞著珠江啤酒的企業文化，用協同OA系統進行知識積累，共享創新，為新員工快速交接和跟進打下了良好的基礎，業務知識的共享與傳承，避免了因核心人才流失對企業造成的損失。

和所有企業一樣，珠江啤酒也有很多掌握關鍵技術、關鍵資源的員工，沒有普及協同OA的時候，可以說公司只擁有員工，而無法獲取和保留員工的技術和資源，如果這個員工離職的話，技術和資源就會跟著員工一起流失。而珠江啤酒現在利用協同OA就能很容易地把企業的各種數據和核心資源收集起來。例如，公司的信息部門有6個員工是享受集團關鍵技術崗位專家待遇的，他們在這個崗位盡職盡責地為企業服務，日常工作中，他們通過協同OA系統進行有效、有序的填寫、記錄，慢慢把其經驗傳授給新的員工。協同OA系統實際上可以把這些核心員工的珍貴經驗積累沉淀下來，并且提煉再利用，逐步規范和完善。

以前，公司里大多數人在用QQ溝通，不分公事私事，沒有流程規范，上線協同OA之后，零亂變為有序，各種數據、信息、資料的價值得到了最大化利用，可以真正保留下來并為公司長遠使用。

讓制度有效落地——

協同OA系統為業務及辦公管理的制度化及規范化提供了有效的監督反饋機制，定制標準流程避免了隨意性人為因素的干擾。

在沒使用協同OA系統之前，珠江啤酒的很多制度是無法約束到人的，在操作上都有彈性。協同OA系統徹底改變了這種說不清、道不明，無法控制過程，無法考核結果的狀況。例如，最普通的單位用車，行政部門會有預算，去一趟機場，會涉及到過橋費、油費、人工費，這些在協同OA系統里面都有預置好的各種數據，時間、路線和費用都清清楚楚，無法作弊。這種有效的監控真正可以讓制度落地，如果沒有這樣的約束，司機當時可以隨便打個電話說去哪里都可以，月底辦公室結算就會出現油費、過路費超標，借口無數但無法說清楚的情況了。

把各系統協同起來——

珠江啤酒有多個應用系統，財務管理、設備管理、客戶關系管理、經銷商管理等等，協同OA系統把這些數據統一管理，信息共享。

協同OA系統中表單產生的數據信息通過接口，實現了與其他系統數據的共享，保證了數據來源的一致性，無需手工重復錄入。例如，差旅費用的申報，協同OA系統審批完成后數據會自動通過接口，傳遞到ERP系統的預算報賬系統，直接進入到財務系統中。又如用餐單，在系統中由辦公室、行政事務部審批后，數據也同時流轉到財務系統中，最大程度地保證數據的唯一性，也避免了領導在同一件事、不同系統中的重復審核。

山東京博控股股份有限公司

山東京博控股股份有限公司（簡稱京博控股）是集科、工、貿于一體、涉足石油化工、精細化工、生物化工、植物纖維、熱電聯產、藝術文化、物流、貿易等多個產業領域的大型民營企業。對于一個有6500余員工，30余家分支機構的企業來說，京博控股決定先從協同辦公系統來進行管理和落地。

表單的歸口管理是京博控股OA系統實施的亮點。目前控股集團及其各產業公司各項電子流程共385項，這些流程將制度設置成為模板，供相應權限級別的人員調用，降低制度在執行過程中的變形，規范了企業的管理制度，提高了工作效率。

表單的特色應用1：控股集團及其產業公司合同審核及用印申請單的使用。合同以前都是實行紙質流轉，因為涉及的部門較多，合同的審核簽字確實非常麻煩，因此，京博控股為控股集團和各產業公司設置了規范化合同流程共計45項，以電子版代替紙面流轉，方便高效。

表單的特色應用2：信息技術部服務評價體系的搭建。京博控股的信息技術部門在日常運維過程中其服務沒有可評價的依據，而且又無法通過報表直觀反饋出來，通過設計服務工單，對其部門的關鍵數據進行提取，并對工單中關鍵指標以圖形的形式展現在一個頁簽上，可以通過點擊查詢按鈕，查到相關問題的解決辦法，完善運維知識庫。

京博控股通過協同這樣的柔性流程平臺，企業不僅可以完成傳統固化流程軟件難以實現的靈活業務處理，如報表、會議、項目管理、知識共享等，還可以利用業務平臺，傳遞企業的價值觀和行為準則。

三盛地產集團

2008年，三盛地產集團進行了管理變革，從一個單一的公司，變成一家由集團到區域，然后到項目的集團化的公司，正式邁入了集團化管理時代。公司同時也把權責、流程，還有架構重新進行了梳理。

變革后的三盛地產，在快速發展的同時，也面臨著一些問題：

第一，跨區域、高增長所帶來的管理上的壓力；第二，集團化、跨地域帶來的管理權責的問題，決策執行的問題；第三，高速發展和保障產品品質間的矛盾，及跨區域的產品質量監督問題；第四，發展擴張過程中知識管理、積累的問題；第五，管理和效率如何平衡是一個難點，也是公司的一個重點。

2009年，三盛地產開始實施協同OA系統，在18個城市的項目里，從管理團隊到基層，用了4個月的時間培訓、部署。地產行業流程多，審批多，單據多，還有規范多，項目多，人員多，信息多，崗位多，授權多，區域多，這么多的“多”在一起，經驗多，也就容易錯誤多，協同OA系統靈活、協同的特點，適用于房地產行業精細化的管理，也適用于標準化的趨勢。

協同OA系統應用亮點：

亮點一：服務核心業務，提升整體實力。協同OA系統改變了員工的傳統工作習慣。作為一家地產企業，在項目上，多數工程人員是不會用電腦的，所以信息化的推廣是很困難的。三盛地產為了推動協同OA系統的使用，首先，教工程人員怎么去偷菜，然后，教他們怎么打字，怎么用QQ交流，最后，教他們怎樣去用協同OA來管理自己的工作。

亮點二：規范業流程，提升協同能力。三盛地產擁有的18個項目都非常分散，公司如何去統一以集團為標準的管理，這是其遇到的一個難點。公司以集中式的管理，將所有的表單、所有審批的流程全部以集團的標準為準，下達到各個區域，各個區域參照這個標準來執行。包括其審批環節，三盛地產在使用協同OA之前，審批是從工程部發起的，還要通過紙質文件，傳送項目部，項目部又轉送到公司總部，交到資料員處，資料員再傳送給各相關部門簽署，在整個過程中是沒有一個記錄和監控的過程，所以在整個協同OA審批實現以后，所有的事項都可以進行追溯。

亮點三：提升績效管理、完善考核方法。通過表單的形式來進行績效管理，三盛怎樣能把績效管理變得有據可依，怎么把這些表單，也就是績效結果變成一個依據，作為年終激勵的工具呢？三盛地產月度績效的整個流程是通過視圖和表單的形式體現的，月初填報，通過審核，月中回到自己的手上，到月底的時候回到主管領導那里，考評、存檔，整個過程利用表單的靈活性，實現了整個表單考核的過程。

除月度外，三盛地產還有季度績效表單，這些指標都是評測、打分的依據。另外，三盛地產還推行了“季度訪談”，某個員工某個季度表現怎么樣，有哪些缺陷，有哪些問題，在表單上都有體現，這個也是提供給人力資源部門的一個考核、激勵的依據，是年終測評的一個重要工具，考評的結果也可以通過各個區域查看。

河南省第二建設集團

河南省第二建設集團（簡稱河南二建）是以電力施工為主的一個施工企業，下屬有28個分公司，四個電力工程部，以及六個建筑承包實體。建筑行業的傳統就是粗獷的管理模式，公司的管理模式已經與發展不相匹配，急需新的模式新的方法來提升管理。河南二建提出了要以信息化來提升企業管理的目標，由于公司信息化建設起步較晚，之前只用過單機版的財務軟件，幾乎是一切從零開始，再加上建筑行業人員素質差距相對較大，所以公司首先選擇了協同OA系統來整體在公司推廣。系統于2010年元月上線，使用時間雖不長卻達到了很好的效果，各部門的管理都有了明顯的改善。

1.應用關聯項目，建立業務系統小空間。

河南二建對于業務的垂直管理很到位，其業務空間，除了常用的單位空間、集團空間外，還通過關聯項目，為分屬不同部門、不同單位但屬于同一項目業務的人員建立了專屬的空間，項目成員可在此空間內發布項目文檔、通知、討論等內容，方便項目組成員專注于自己的領域，達到特定范圍內迅速發布信息、業務文檔隨時可查的效果。

2.通過知識平臺，打造全面知識庫。

在協同OA系統中，河南二建把知識文檔作為隨身知識庫來打造。各業務系統都會以集團文檔的形式，將集團的各類規章、制度，以及項目施工過程中可能需要查詢的建筑架構圖、施工規范、行業標準等以知識文檔的形式集中發布在特定位置，在項目上的員工可以隨時登錄查看，為偏遠地區項目的工作提供了便利。

3.表單的財務應用，報銷單直接歸檔。

河南二建對表單的應用重點在財務上，在協同OA系統中報銷單的金額會自動計算生成，自動轉換大寫金額，避免計算錯誤，最終直接歸檔作憑證之用。報銷單除了相應需要填寫的內容外，還需要貼票據，財務再進行存檔，公司專門在表單上設計粘貼票據的預留區域，表單審批流程完成后，可以直接交給財務作為憑證歸檔。

4.項目人員不固定，以組的方式靈活設置。

在制造業等行業的崗位一般比較固定，工作職責也相對固定。但是河南二建作為建筑企業，對項目人員的管控相對是比較松散的，而且項目人員的分工往往追求精簡最大化，經常出現一人兼多職，一崗有多人等情況。那么，例如在《付款申請表》的審批環節，有的項目是由項目經理審批，有的則是由項目執行經理審批，還有的是由項目副經理審批。在這樣一種非常不固定的情況下，公司會在系統中建一個項目組，把有可能涉及到的人員全部納入其中，審批時可以直接在組里選擇，從而保證了在項目組中產生的審批表單可以在全公司大系統中通用和有效。

5.合同評審表單，加快審批時間。

建筑項目上購買材料的時效性是非常強的，當時簽合同的價格，和一小時以后簽合同的價格就很有可能不一樣了。所以，河南二建對合同審批的時效性要求十分嚴格，在流程的審批環節會設置流程期限，以及到期提醒。協同OA系統中的各類合同評審表，使合同傳閱、審批的過程變得簡單、迅速，各審批人通過表單附件查看合同電子版，在表單中簽署意見，一份合同從發起到審批完成由之前以天為單位到現在的以小時為單位，大大提升了合同管理部門的工作效率。

6.施工組織設計方案的異地審批。

一個大型工程項目開工以后，最重要的就是施工組織的設計方案，甲方及監理單位嚴格審批后，乙方簽字才能進行施工。河南二建之前往往是把方案拿回總部，簽批完成后再將方案拿到項目處開工。現在，公司在協同OA系統里面專門設置了一個審批頁，并要求上報單位將施工組織設計方案的電子版作為附件。在審批頁審批簽字后，項目上即可展示總工簽字的施工組織方案，工作人員打印后就可以直接報給甲方及監理單位。

7.表單的自動觸發。

公司的ERP建賬表單審批通過后，需要填寫模塊開啟申請表單，但是這個環節并不是要馬上填寫，而且兩個表單一個是ERP系統，一個是協同OA系統，當需要填寫時，僅依靠表單通知發起人也有可能錯過一些審批環節。河南二建在第一個表單中設置了自動觸發環節，當第一個表單通過ERP建賬審批流程之后，會自動觸發第二個表單，OA系統中發起人就會收到一個待辦事項，這樣就避免了遺漏的發生。

東北工業集團有限公司

東北工業集團有限公司屬汽車零部件行業，2006年開始推廣使用協同OA系統，2011年更新系統時，他們首先想到的就是通過多維空間的應用使管理者和員工能夠更直接、更快速地開展相關業務的工作。多層次、多維度、多視角、全方位的空間欄目設置，各類信息的直觀展現，是東北工業集團的協同OA應用亮點。

個人空間——

個人空間是根據使用者的辦公特點進行規劃的，東北工業集團按照職務級別的不同分別設立了領導個人空間和員工個人空間。

領導個人空間設置使領導登錄OA系統之后直接看到的是需要及時處理的事項，可以一目了然。同時系統還將領導個人空間進行了“個性化”設計，將需要及時處理審批的和不需要馬上處理的任務進行區分，功能上也進行了區分處理，按權限將事項/公文進行了“待審”和“已辦”的區分，方便查找。

領導業務空間——

因為領導接觸的信息量較大，如果查找相關事項十分不方便，就會直接影響到決策的效率。領導登錄專署的業務空間之后，需要其處理的業務、負責部門的相關信息馬上就能展現在頁面上。

例如，董事長日常業務主要是資本運營和大型投資項目，包括董事會的決議，那么，根據董事長的業務需求單獨設立了董事長空間，里面包含董事會決議、資本運營、投資項目和資金預算。董事長登錄OA系統之后，馬上就能看到各種分類信息。又如，總經理空間的設置是為了方便總經理及時了解各單位生產情況，集團資金、投資、總經理會、分管部門的情況，及時查閱各種相關文件而設置的，包括各單位的生產月報、合資合作項目、投資項目和資金預算等等。

財務管理空間是專為總會計師特殊訂制的，主要用于管控財務風險、查看財務報表及各單位指標完成情況等。質量精益管理是東北工業集團的一項重點工作，質量精益空間為其集團領導所用，方便領導及時了解各單位質量、保密、精細化管理、安全管理、合理化建議等情況，由于涉及到的分管業務比較多，空間按照業務模塊來進行顯示。

除了上述空間，東北工業集團還在協同OA系統中設立了紀檢監察、黨委工會、產品研發、技術管理、經營管理、戰略市場等約20個空間，這些空間的設置，為領導進行工作安排和做出戰略決策提供了有力的信息支持。

單位空間——

東北工業集團下面有9家分、子公司，其針對每家分、子公司分別都設立了不同的單位空間，單位空間主要體現各個集團下屬企業的制度、文化、價值觀等，也包括信息發布等功能。

集團空間——

集團層面所有公司都可以看到這個空間，空間中設置集團動態、領導講話等項目，使員工能夠及時了解集團發展規劃及上級精神。其中還加入了行業新聞，可以及時了解行業市場動態情況。

知識庫空間——

東北工業集團依靠公文管理建立了一套完整的文檔知識庫。根據各個公文的不同部門來源，建立不同的公文模板，每個公文包都有完整的公文流程，同時根據其實際應用也建立了一些公文單頭。所有的公文都進行了歸檔管理，從起草、審批到分發全部在協同OA系統中完成。將所有的分子公司、各個部門，包括日常的業務流程、表單審批等都建立健全在知識庫里面，這些數據就變成企業知識的一部分被保留下來了。

東北工業集團到目前為止一共建立了一百多個表單，按照其業務分類來進行管理，例如行政、財務、人事、制度等，為了方便領導及員工的操作，他們把這些分類的表單以業務窗口的形式展示在系統界面上，使業務流程一目了然。

通過本次大賽中的協同OA應用實例可以看出，協同OA系統簡單實用最關鍵，決定信息化能否真正落地的往往是那些計算機水平較低的使用者，都說信息化是一把手工程，但信息化落地的關鍵還是在基層