摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，我們的社會(huì)活動(dòng)正在全面快速進(jìn)入信息時(shí)代，這就要求我們社會(huì)各方面加快數(shù)字化信息化的改革腳步。本文將分析討論電力企業(yè)在信息化大浪潮下，企業(yè)檔案數(shù)字化的重要性以及進(jìn)行相關(guān)檔案的數(shù)字化管理辦法。關(guān)鍵詞：電力企業(yè)，檔案，數(shù)字化前言檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，供給后人需要時(shí)查閱，提供參考。在當(dāng)下世界各行分工越來(lái)越明確，知識(shí)產(chǎn)權(quán)越來(lái)越受重視，個(gè)人以及集體的信息越發(fā)重要，以及知識(shí)科技決定進(jìn)步的大時(shí)代，不管是集體的還是是個(gè)人，是人事檔案，還是科技學(xué)術(shù)檔案，都發(fā)揮著極其重要的社會(huì)價(jià)值。電力部門或者電力企業(yè)，是統(tǒng)籌建設(shè)，輸送，維護(hù)電力的載體，是一個(gè)國(guó)家負(fù)責(zé)血液供給，輸送，維護(hù)的工程師，影響著這個(gè)國(guó)家的生命力。電力系統(tǒng)本身就是一個(gè)復(fù)雜龐大的大帝國(guó)，特別是在我國(guó)，電力系統(tǒng)在進(jìn)行發(fā)電與輸送分離改革后，兩大電網(wǎng)公司與五大發(fā)電公司負(fù)責(zé)著地球上五分之一，將近十五億人的電力供給，管理著數(shù)量龐大的人群，設(shè)備，或者其他文書資料。不管是對(duì)千家萬(wàn)戶用電戶的統(tǒng)計(jì)管理師一項(xiàng)無(wú)法想象的巨大工程，就算是進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部人員資料的整理都是一項(xiàng)浩瀚的任務(wù)。對(duì)于電力企業(yè)，無(wú)論是人員檔案，企業(yè)結(jié)構(gòu)檔案，甚至企業(yè)核心技術(shù)檔案，檔案管理都是一件需要認(rèn)真對(duì)待影響深遠(yuǎn)的重要工作。1、檔案數(shù)字化建設(shè)的意義與重要性目前，傳統(tǒng)檔案的保存的形式多以紙質(zhì)文書、微縮膠片后者底片，只適用于傳統(tǒng)的手工保管和點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即使經(jīng)過(guò)加工、印刷。分類歸檔，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面依舊是小范圍的，查閱提取過(guò)程依舊是繁雜的，而且還存在磨損，式微，陳化等現(xiàn)象，不利于提取應(yīng)用、長(zhǎng)期保存，容易造成損失，甚至遺失。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，逐漸產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，能夠及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。電子文件、電子簽名、電子檔案的大量出現(xiàn)，檔案載體目前正面臨著一個(gè)更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，對(duì)檔案存取工作產(chǎn)生了巨大影響，檔案管理、保護(hù)、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，通過(guò)虛擬儲(chǔ)存的形式，檔案可以在不接觸原件的情況下隨時(shí)快速地在中介電子設(shè)備中提取瀏覽打印。檔案數(shù)字化比較傳統(tǒng)檔案的管理有著不可替代的先進(jìn)性：首先，節(jié)約成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)的檔案管理通常需要獨(dú)立開辟一個(gè)檔案館專門存放相關(guān)檔案，劃出管理預(yù)算開支，配備若干專門負(fù)責(zé)管理人員，增加了企業(yè)的管理成本。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅省略了紙質(zhì)載體的開支，減少了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，更重要的是查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。其次，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使得檔案庫(kù)從文件實(shí)體的保管處變成了提供利用方便的信息控制中心。資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息，數(shù)字化的檔案可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。還有，增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，原件可以長(zhǎng)久封存，檔案信息卻可方便地隨時(shí)隨地提取，檔案的使用更加安全。另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。在企業(yè)日常發(fā)展的過(guò)程中，檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能創(chuàng)新檔案管理的模式，也能提高企業(yè)檔案的管理效率。電力企業(yè)要加快企業(yè)資料檔案數(shù)字化的改革腳步已然是當(dāng)下檔案管理的大趨勢(shì)，必須認(rèn)清檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的方向，要把積極研究應(yīng)用先進(jìn)適用的科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。針對(duì)目前電力企業(yè)的檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜。應(yīng)該按時(shí)間、重要程度、保密要求等區(qū)別歸類，進(jìn)行檔案數(shù)字化的具體過(guò)程可通過(guò)兩個(gè)途徑：企業(yè)內(nèi)部成立檔案數(shù)字化特別小組；檔案數(shù)字化工作外包。可雙管齊下，對(duì)于保密程度高、重要性等級(jí)高的核心檔案，比如電力企業(yè)自己開發(fā)的技術(shù)創(chuàng)新或重要人員調(diào)動(dòng)等，可由企業(yè)的特別小組進(jìn)行編輯；其余的可大量外包給專業(yè)的電子公司。2、電力企業(yè)檔案數(shù)字化的原則和內(nèi)容按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定,紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求，數(shù)字化對(duì)象必須是符合國(guó)家檔案開放規(guī)定以及應(yīng)永久或定期30年、且社會(huì)利用價(jià)值高的檔案。對(duì)于電力企業(yè)而言,檔案數(shù)字化的基本原則首先是要考慮保證檔案的安全, 其次是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高企業(yè)的運(yùn)行效率，然后要區(qū)別檔案的價(jià)值,注意數(shù)字化后的信息的保密性。這里認(rèn)為應(yīng)將以下檔案列入數(shù)字化加工范圍。2.1 管理(文書)類檔案近20年以內(nèi)國(guó)家、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本電力企業(yè)需執(zhí)行的規(guī)定、辦法、條例、法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件；近20年以內(nèi)本企業(yè)及其直屬單位制定的法規(guī)政策性文件材料；本企業(yè)所有員工的個(gè)人檔案，以及掌握在手中的以前的人事檔案；本企業(yè)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；組織機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；表彰先進(jìn)集體及先進(jìn)個(gè)人文件；本企業(yè)的科技創(chuàng)新文件材料。2.2資料檔案本電力公司所擁有的生產(chǎn)資產(chǎn)，輸電線路、變電站等；本電力工資的客戶檔案資料，如大型重要的工廠或者重要的生活區(qū)；本電力公司所涉及的供銷商，如大型的海內(nèi)外設(shè)備科技公司的資料檔案。2.3照片、錄音錄像、實(shí)物檔案需要永久和定期30年保存的照片、實(shí)物、錄音、錄像檔案；本企業(yè)錄制的企業(yè)新聞、電視臺(tái)播出本企業(yè)的新聞報(bào)道；上級(jí)頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等榮譽(yù)等等。3實(shí)物檔案數(shù)字化的要點(diǎn)3.1質(zhì)量是核心堅(jiān)持“質(zhì)量第一”的方針，配備檔案信息化所必要的軟硬件設(shè)備，以檔案信息資源共享為核心，以檔案資源開發(fā)利用為重點(diǎn)，構(gòu)建了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)；加強(qiáng)電子文件歸檔管理，確保真實(shí)性、完整性和有效性；規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)管理。工作過(guò)程中明確檔案管理工作數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)要清楚、掃描要維護(hù)檔案原貌，光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整等等。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，按照輕重緩急、分門別類、認(rèn)真排序，對(duì)錄入工作程序進(jìn)行了優(yōu)化，先永久后長(zhǎng)期，最后錄入短期檔案，并指定專人對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行取出、存放和整理，做到出庫(kù)不亂，整理有序，原位入庫(kù)。3．2安全是基礎(chǔ)對(duì)于電力企業(yè)，檔案是整個(gè)企業(yè)的客觀反映，涉及方方面面，關(guān)乎國(guó)民生計(jì)與國(guó)防安全，一定要確保檔案不丟失不遺漏不改錯(cuò)。3.3保密室關(guān)鍵人有隱私，企業(yè)也有秘密，特別是電力公司這樣的特殊企業(yè)，對(duì)于高度機(jī)密的檔案一定要經(jīng)過(guò)特殊的保密處理。3.4共享是目的檔案的數(shù)字化的最主要目的是為了數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，提高企業(yè)的辦公效率，節(jié)省成本，所以對(duì)于檔案的數(shù)字化需要提高實(shí)現(xiàn)檔案的提取便捷性與全面性。4、結(jié)語(yǔ)檔案數(shù)字化是信息時(shí)代全社會(huì)的大勢(shì)所趨，電力公司作為關(guān)乎國(guó)計(jì)民生，國(guó)防安全的特殊企業(yè)，更應(yīng)重視其本身檔案數(shù)字化的改革，提高企業(yè)的辦公效率，實(shí)現(xiàn)以更小的經(jīng)濟(jì)成本達(dá)到更好的社會(huì)服務(wù)。參考文獻(xiàn)[1] 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