【摘要】本文通過對電力工程EPC總承包工程項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行深入的分析和研究，找到了管理各階段存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)要素，在此基礎(chǔ)上，通過引入風(fēng)險(xiǎn)管理的概念和方法，對各項(xiàng)分析要素進(jìn)行了識別、分析，采取了相應(yīng)的控制措施，降低了風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮了項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中的價(jià)值和作用。

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目;檔案管理;風(fēng)險(xiǎn)管理

一、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的基本含義及作用

“EPC總承包工程，又被稱之為交鑰匙工程”，在電力工程EPC總承包項(xiàng)目中，檔案管理是必不可少的組成部分。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是指“通過風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)去認(rèn)識項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，并以此為基礎(chǔ)合理地使用各種風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施、管理方法技術(shù)和手段，對項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)行有效控制，妥善地處理風(fēng)險(xiǎn)事件造成的不利后果，以最少的成本保證項(xiàng)目總體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理工作”。引入項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，有助于提升電力工程EPC總承包項(xiàng)目檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目價(jià)值的最大化增值。

二、項(xiàng)目檔案潛在風(fēng)險(xiǎn)要素

(一)在合同簽訂履行階段的風(fēng)險(xiǎn)識別及分析。在工程項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)，由于合同條款不完善、不明確，可能引起承包商索賠風(fēng)險(xiǎn)，而在合同履行階段，如果承包商因?yàn)楹贤瑹o規(guī)定、實(shí)體工程未完成導(dǎo)致文件不能收集、人力資源配備不齊等原因，無法切實(shí)保證竣工文件完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范，甚至無法在期限內(nèi)及時(shí)移交，將會極大影響項(xiàng)目檔案在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中的作用。

(二)在檔案管理決策階段的風(fēng)險(xiǎn)識別及分析。項(xiàng)目檔案管理不僅要遵循通用的管理規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還需要在管理的策劃階段就理順整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展的脈絡(luò)，從而使整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量得到很好的把控。在此過程中由于管理程序體系不完善，可能造成項(xiàng)目檔案管理工作無據(jù)可依，不能保證項(xiàng)目檔案歸檔整理的及時(shí)有效，缺乏系統(tǒng)引領(lǐng)，可能造成項(xiàng)目檔案管理工作無人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。

(三)在檔案管理執(zhí)行階段的風(fēng)險(xiǎn)識別及分析。檔案管理質(zhì)量的高低直接影響著文件效用的發(fā)揮。不及時(shí)將竣工文件收集、整理、組卷和移交，可能會造成文件遺失;而項(xiàng)目檔案移交不完整，可能會造成驗(yàn)收不能通過以及無文件可追溯、參考的情況發(fā)生。對于完成移交的竣工文件，如因簽章不全、記錄填寫不全、文本不清晰等問題降低文件質(zhì)量，或由于對竣工文件整理的系統(tǒng)性不夠，不能構(gòu)建健全的檢索利用體系，也會直接影響項(xiàng)目投運(yùn)后歸檔文件的價(jià)值。

(四)在人員配置安全保管方面的風(fēng)險(xiǎn)識別及分析。合理的人員配置及安全保管措施是項(xiàng)目檔案管理工作順利開展的前提與保證。檔案工作相關(guān)崗位人員變動(dòng)頻繁，可能造成項(xiàng)目檔案管理工作不能很好地持續(xù);在安全保管方面，檔案安全措施不夠、檔案保管不善，可能造成檔案實(shí)體損壞丟失，影響文件合理有效利用及工程竣工專項(xiàng)驗(yàn)收。

三、對經(jīng)過識別、分析的風(fēng)險(xiǎn)的控制策略

(一)合同風(fēng)險(xiǎn)防范。為有效規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目實(shí)施過程中在不斷提高竣工文件管理人員的自身能力，在此基礎(chǔ)上研究合同條款，熟悉法規(guī)、合同和程序要求，尋求合同部人員支持，做到“知己知彼”;通過計(jì)劃、制度、溝通、商務(wù)、團(tuán)建等多種組合方式管理好承包商。

(二)梳理程序體系，建立覆蓋竣工管理的程序。在文件管理決策階段，從頂層設(shè)計(jì)出發(fā)，優(yōu)化升級程序以及作業(yè)文件，保證其執(zhí)行性，確保覆蓋竣工文件所有管理活動(dòng)，做到“凡事有據(jù)可依”，通過程序及編制竣工文件管理組織機(jī)構(gòu)等，明確項(xiàng)目部各部門職責(zé)，責(zé)任到崗，相互協(xié)作。

(三)扎實(shí)做好項(xiàng)目竣工文件風(fēng)險(xiǎn)管理執(zhí)行。根據(jù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上游程序要求制定了竣工檔案組卷框架及原則、整理標(biāo)準(zhǔn)：一是要求承包商根據(jù)實(shí)體進(jìn)展，編制竣工文件整理與移交計(jì)劃，經(jīng)審核后嚴(yán)格執(zhí)行。二是項(xiàng)目檔案移交完成后，梳理尾項(xiàng)文件及新產(chǎn)生的文件，編制補(bǔ)遺計(jì)劃，根據(jù)年度編制歸檔文件計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案收集齊全。三是根據(jù)工程進(jìn)展，在項(xiàng)目檔案管理過程中，建立聯(lián)合檢查機(jī)制，月度考評，確保質(zhì)量受控。

(四)健全人才培養(yǎng)機(jī)制及庫房管理制度。在項(xiàng)目檔案管理過程中，建立合理的工作交接機(jī)制以及人才培養(yǎng)機(jī)制，制訂一套嚴(yán)格周密、切實(shí)可行的管理制度和操作流程，要保證在人員流動(dòng)時(shí)，各項(xiàng)工作仍能保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)。制定檔案庫房管理制度，由專人負(fù)責(zé)、嚴(yán)格執(zhí)行，通過定期排查庫房安全隱患、完善基礎(chǔ)設(shè)施配備等方式，多途徑維護(hù)檔案實(shí)體和信息安全。

四、風(fēng)險(xiǎn)跟蹤檢查與報(bào)告

作為長期持續(xù)性工作，風(fēng)險(xiǎn)管理伴隨EPC總承包工程項(xiàng)目建設(shè)全過程，需根據(jù)工程進(jìn)展不斷進(jìn)行評估、更新和監(jiān)控，堅(jiān)持風(fēng)險(xiǎn)跟蹤與檢查，及時(shí)關(guān)閉風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)或降低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)級別，如有新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，還應(yīng)加入到風(fēng)險(xiǎn)庫中重新進(jìn)行識別、分析和制定控制措施。在項(xiàng)目結(jié)束檔案移交業(yè)主后，文檔人員應(yīng)及時(shí)對項(xiàng)目檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行總結(jié)，全面調(diào)查、綜合分析和科學(xué)判斷并最終形成報(bào)告，將風(fēng)險(xiǎn)管理的良好實(shí)踐及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)同其他項(xiàng)目進(jìn)行反饋與共享，不斷提升項(xiàng)目竣工文件風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉軼斌.電力工程EPC總承包項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理研究[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化,2017(23).

[2]肖曉平.項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中的價(jià)值和作用[J].檔案學(xué)研究,2015(03).

作者:邢海          單位:中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司