1認真學習,自覺遵守、有效貫徹執行《檔案法》

要想做好檔案,必須熟讀檔案法,這是根基。檔案法是有效保護、開發利用檔案資源的保障。依法加強對檔案事業的管理,并不是以領導個人意志為轉移的或者可有可無的事,而是必須遵循的法律行為規范。

2鉆研業務,加強學習,掌握技能

檔案管理工作是一項專業性、科學性、技術性很強的工作,包括收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等環節。在每個環節中,都有嚴密的科學理論、原則和方法。因此兼職檔案人員一定要加強專業知識的學習提高專業能力,結合本單位工作特點,該存的文件一定要立卷歸檔,不該存的文件決不歸檔,既要保持文件的齊全和檔案的完整,有利于檔案的利用,又要克服與避免文件重復歸檔造成人力物力的浪費。還需強調的一點是,兼職檔案員要積極參加各級檔案業務培訓班。從2004年參加工作至今,筆者非常有幸地參加了廣西區檔案局舉辦的三期檔案業務培訓班。通過培訓老師深人淺出、理論與實踐相結合的教學方式,讓學員們對文書、科技、設備、照片、電子等各項檔案工作都有了一個系統的了解,明確了下一步如何更好的開展檔案工作,相比于自學,培訓班的學習往往會達到事半功倍的效果。

3統籌兼顧,科學巧妙安排時間

兼職檔案人員,兼搞幾項工作,不統籌兼顧,有可能顧此失彼。因此兼職檔案人員首先應把檔案工作當成一件大事來抓,要和其他工作同樣對待。其次一定要學會見縫插針,搞好工作關鍵是立足平時。任何單位的中心工作,總是有節奏的波浪式的發展,而檔案工作具有經常性、一貫性的特點。因此搞好檔案工作關鍵是立足平時,堅持文件統一收發登記、批辦制度、及時回收等相關制度。要經常核對收發文等級本與所收文件是否齊全,根據實踐,找出規律,制定出平時立卷項目,辦理完畢的文件對號人座。對于收文、發文;請示、批復等文件,根據文件材料的承辦、形成運轉情況,在辦理完畢后,及時收集,及時立卷。對于會議,可以直接到會議現場收集,會議結束的同時,領導或代表的講話稿等材料也就收全了。有時領導講話不用稿,就可以通過錄音筆,及時做好講話記錄,會后進行整理,一并歸檔。對于平時收集有困難的各種文件材料,如每月的計劃、每季度的總結、大事記等,則可以根據其形成的實際定期收集,以防散失。堅持做到當天事情當天做,當月的事情當月完成,養成不拖拉、不積壓的習慣。主要的工作盡量集中在白天做,晚上整理文件,每天把當天的文件按照案卷目錄歸類放好,缺少的想方設法及時找到,把不需要立卷歸檔的事務性文件、重要文件挑出來,這樣每天只不過二三十分鐘就可以做好,年終集中三四天調整一下案卷就完全解決問題了。這樣管理的文件、檔案、資料就會井然有序,有條不紊。

4有效利用本職工作,為檔案工作創造條件

檔案管理工作非常瑣碎和繁雜,作為一名兼職檔案員,應該有效地利用本職工作,為檔案管理工作創造一個良好的條件。筆者從2004年至今一直在辦公室工作,先后從事有收發秘書、機要秘書、文字秘書等崗位,工作多年筆者深刻認識到,其實崗位工作也能為檔案工作創造條件。2004到2006年期間,筆者負責收發文,為確保大量文件資料快速有序流轉,按照辦件隨到隨處理,閱件分類統一處理的規范要求,及時做好文件登記、領導審簽、傳閱流轉、回收歸檔等一系列收發文流程,保質保期完成了2004到2。。6年度文書立卷工作,移交到檔案室的文件沒有任何缺失。2008到2009年,筆者作為公司的機要秘書,負責機要文件的管理。機要秘書是一個特殊的工作崗位,要求高,責任重大,必須牢固樹立機要文件保密服務意識,增強保密技能。如果收文上標有閱讀范圍,就要嚴格按規定的范圍組織傳閱。凡屬于秘密的文件、資料,要隨到隨傳.保證做到人不離件,件不離人,當天送,當天收。為隨時掌握文件的走向和流程,避免機要文件橫傳,此外,視情況還需要制作文件傳閱單,一份附在傳閱文件夾內,一份保管在手中,隨時掌握文件去向,收回后立刻清點份數和請退.確保機要文件的有序管理。2。。9到2013年,筆者作為公司唯一的文字秘書,負責公司所有文字材料包括總經理工作報告、總結、講話稿、賀信、慰問信等材料的撰寫;負責公司黨政聯席會、領導班子會等大型會議的記錄和紀要的整理及督辦工作;負責公司大事記、年鑒信息的整理,以為各類重要信息的上報工作。在將近四年的文字秘書過程中,參與過的文字材料不少于15萬字.這些文字材料包括最終定稿和修改稿,以及各個領導、部門的修改意見,筆者都記錄在案,原始資料每份都細致保存,以便今后查詢。四年時間,筆者擬寫的會議紀要共計60。份,每一次會議記錄都認真記好,不漏掉會議任何重要的信息,按照會議記錄、簽到表、會議紀要的歸檔要求,一會一畢,及時將相關材料移交檔案室。筆者還利用擔任文字秘書的有力條件,把重大事件、按時間順序,簡明扼要地一一記錄在案,每年進行一次整理,編寫公司大事記,從大事記中找到更多的檔案信息資源;并利用檔案記載查閱到了有關公司組織沿革、土地確權辦證等有關公司制改造所需重要資料,及時分送給領導參考利用,有效發揮了參謀和助手作用,使領導切實感到檔案工作的重要作用,促進領導對檔案工作的重視和支持。

5嚴守檔案保密紀律

兼職檔案員要養成良好的職業保密習慣,要以高度的責任感來從事檔案工作這種崇高的社會職業。作為公司的機要秘書和文字秘書,筆者經常會參與到公司人事任免、重大決策等只重一大會議的記錄、整理和歸檔工作中,但是,一定不能透露任何有關會議信息,高度遵守保密記錄,養成良好的保密習慣和道德修養。綜上所述,兼職檔案員要想把檔案管理工作做好,必須要付出辛苦的勞動,靈活掌握檔案管理工作的方法,這樣才能事半功倍,成為一名稱職的兼職檔案員,為單位的基礎檔案建設貢獻一份力量。

本文作者:彭杏           工作單位:廣西電力工程建設公司