IT項目管理審計初探

2014-11-08 22:19:02 大云網　點擊量：評論 (0)

一 IT項目的現狀　　IT項目是指應用計算機軟、硬件以及通信網絡技術在管理上幫助組織節約成本、提高效率、增強競爭力以適應當今經濟環境為目的的項目，它具有高風險高回報的特點。20世紀90年代以來隨著網絡經濟

一. IT項目的現狀

　　IT項目是指應用計算機軟、硬件以及通信網絡技術在管理上幫助組織節約成本、提高效率、增強競爭力以適應當今經濟環境為目的的項目，它具有高風險高回報的特點。20世紀90年代以來隨著網絡經濟的發展電子商務的普及，組織面臨的商業環境日益復雜，新技術特別是信息技術在許多組織已經成為一個獲得競爭優勢、培養核心能力，甚至繼續生存的極為重要的因素。因此，各種對IT項目的重要性日漸重視，對IT項目的投資日益增長。雖然很多組織已經意識到IT技術的重要性，但IT項目投資巨大，且IT項目長期以來成功率一直很低。于是，企業信息化的投資似乎成了無底黑洞。

　　在IT業的迅速發展中，其項目的出現往往以單一形式出現。對其進行管理的方法和內容非常具有項目管理的特征。項目管理的內部契約式管理形式在整合內外部人力資源，實施全過程監控，為用戶提供信任等方面，特別適合IT行業高動態、高風險的特點。在IT業中，有效的項目管理是非常重要的，它和項目開發本身具有同等重要的地位。為了提高IT項目的成功率，項目管理被廣泛應用于IT項目的開發中。隨著學習型組織的逐漸興起，企業越來越重視開發過程中知識的積累。因此，IT項目審計在IT項目管理中的地位將會越來越受到重視。

　　二. IT項目審計的作用

　　對于IT企業而言，項目審計是完成已有項目并執行好下一個項目的重要環節。項目審計可以分為項目中審計和項目后審計。項目后審計是項目完成并驗收后，根據該項目帶來的綜合收益，對項目的立項、管理、驗收等全部環節進行系統的評價過程。項目中審計的內容與項目后審計基本相同，但項目中審計關注項目的進程與績效，并檢查項目的變化情況。一般項目進行項目后審計，但由于IT 項目具有高風險性的特點，因此，此類項目宜盡早進行項目中審計。

　　項目審計提供了一個獨立評估項目所處的狀況以及項目管理的有效性和效率的機會。審計過程與形成的審計報告是保證持續發展和組織自我學習的工具。IT項目審計報告的主要目標是為了推進組織未來的項目管理方式，提高IT項目管理的水平，以確保項目的持續成功。以審計報告的建議和經驗建立起來的項目管理知識庫，對組織今后進行新的項目是極為有用的。項目審計和總結的經驗教訓，大大縮短了當項目團隊開始一個新項目時所要經歷的長長的學習曲線。更重要的是，研究表明，由于各項目團隊之間缺少溝通，使系統的分界面成為系統開發中難度最大的部分，審計報告經過一段時間的積累與分析，會促使組織在原本缺少溝通的各團隊間設立接收團隊，使得問題在傳到下一組之前就能被及時發現并得到糾正。

　　IT項目審計報告作為知識積累應用于開發其他IT項目中，經過兩三年，它將產生巨大的作用，不但對新的IT項目提供了寶貴的經驗，而且對組織的有效運行和每個人的專業發展都有著強大的正面影響。

　　三. IT項目審計的過程及成果

　　項目審計是對于項目管理有效性的正式的獨立的評估。一個典型的審計，要評估所使用的項目管理系統的適當性，項目計劃和實施的有效性，以及項目指導方針、政策與程序的適當性。它的目的，是對項目管理的方法和通過使用項目資源可能達到的結果做出客觀和公正的評估。要使一項審計有效，必須擁有有效的項目審計過程，并在審計的結果上準備和提交一個最終的審計報告和項目干系人的詳情報告。

　　由于審計在保證IT 項目成功及經驗積累上的作用越來越明顯，IT 項目經理應該主動安排對項目進行審計，并對審計的結果保持客觀接受的態度，配合以下審計過程的完成。

　　1. 審計小組的建立

　　審計小組的規模主要由組織與項目的規模和項目的重要性決定。在確定要進行項目審計后，就必須花一段時間認真地挑選審計小組成員。項目審計小組的領導者必須是有軟件開發經驗的，并且參與過項目管理審計的管理者。而審計組的成員也是曾經有過類似的IT項目開發經歷的人員。

　　2. 制定審計時間表

　　審計組組建后，審計組成員開始共同制定項目的審計時間進度表。目的是保證使項目審計成為一個正常的規范的過程，有利于項目組對審計活動的配合。

　　首先，項目經理要向審計組提交項目資料，包括項目經理與項目的核心成員共同界定的項目范圍和項目計劃，項目的進度情況及項目組關注的問題等資料。項目經理與審計組領導合作，根據項目的范圍及項目計劃，共同明確審計的范圍和目標，并對項目成功的標準達成一致意見。

　　其次，根據項目組提供的資料，審計組對項目組關注的問題進行重要程度排序，確定項目優先關注的問題。

　　最后，根據以上的材料，制定出審計的時間進度表。進度表中明確當審計進行時，審計組與項目組成員的工作。

　　審計進度表在表面上與CMM評估進度表或是ISO9001審計相似，主要的區別在于，它關注的是特定IT項目本身的管理及其風險因素，而不是關注項目進行的過程。

　　3. 信息與數據的收集與分析

　　項目審計是一個信息與數據收集與分析的過程。這一過程有賴于審計雙方的共同配合實現。

　　從項目組的角度，應當確保將充分的文件提供給審計組，確保給予審計組以適當的介紹以使審計組可以協作制定補救計劃，以及對審計組建議的全面利用。

　　同時，從審計組的角度，對信息的收集與分析的主要內容包括：嚴格審查項目有關文件；與項目團隊和其他項目干系人會談以獲得他們對項目事務的看法；并參與足夠多的項目活動，以判斷項目中正在進行的工作內容并發現項目的問題和機遇。

　　在審計過程中，重點要圍繞項目成功的標準進行信息與數據的收集和分析，對項目成功程度進行衡量。經過研究所制定的項目實施大綱（PIP），列出度量項目成功的10個關鍵因素是：項目任務；高層管理者的支持；項目進度/計劃；顧客咨詢；人事；技術任務；顧客接受度；監督和反饋；溝通；困難解決。圍繞這10個關鍵因素進行項目審計，可以在項目的執行過程中，定期地評估項目的當前狀況，以及與項目有關的重要因素的當前狀況。同時能幫助項目團隊勾勒出項目當前狀況的完整圖像。

　　4. 形成審計報告

　　雖然審計報告是根據具體的項目和組織環境做出的，其情況各異。但是，對于IT項目企業而言，如果為所有的審計設定一類格式，有利于建立審計數據庫，為準備報告和閱讀報告，并且按報告行事的管理人員提供了一份共同的提綱。

　　在實際工作中，審計報告通常分為五個部分，即項目分類、對采集到的信息進行分析、提出的建議、經驗教訓以及附錄。有的還包括一本摘要小冊子。

　　四. 結束語

　　在我國，隨著信息技術的普及，企業信息化的需求越來越高。作為IT項目的開發組織，為提高其IT項目開發的成功率，項目審計在項目管理中的作用越來越明顯，它將成為項目管理的有機組成部分。組織也逐步將建立完善的項目審計體系，對項目進行有計劃地過程審計，確保滿意的項目進度和必要的改正措施。今后的IT項目管理，將非常依賴以審計獲得的信息與建議進行項目管理流程的改進。由不同項目的審計報告為基礎形成的知識庫，將成為幫助IT企業向學習型組織轉變，并不斷實現自我提高的重要財富。